Politique de confidentialité

Définition des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) comprend, dans sa définition des renseignements personnels, toute information factuelle ou subjective, consignée ou pas, pouvant identifier la personne à laquelle elle se rapporte.

Les renseignements personnels n’englobent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le domicile et le numéro de téléphone d’un employé d’un organisme. 

La collecte, l’usage ou la divulgation de renseignements personnels par un organisme uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires ne tombent pas sous le coup de la LPRPDE.

Renseignements personnels recueillis 

La Société royale du Canada recueille des renseignements personnels pour son propre usage. Elle ne divulgue aucun renseignement personnel à des tierces parties sans l’autorisation expresse ou implicite de la personne concernée.

Nominations au titre de membre et à des distinctions

Les renseignements personnels recueillis durant les processus de nomination et de remise de distinctions le sont pour l’usage exclusif du personnel administratif et des membres de la Société. Les nominations sont conservées dans les archives pour une période de validité donnée. À l’exception du nom, les renseignements personnels sur les candidats non retenus sont détruits après l’échéance de la période de validité. La liste de ces candidats est conservée à des fins d’archivage uniquement.

La Société publie dans son site Internet et dans d’autres documents le nom, l’organisme d’affiliation, le champ d’étude et la mention des candidats dont la nomination a abouti.

Renseignements personnels recueillis à des fins d’inscription à des événements

Le nom, le titre, l’entreprise d’affiliation et autres coordonnées des personnes désireuses de s’inscrire au colloque, à un atelier ou à tout autre événement de la Société sont recueillis à des fins de contrôle des inscriptions, de facturation et de statistique. Les noms et les affiliations peuvent être distribués dans les trousses d’information sur des événements pour favoriser la création de réseaux. La Société peut se servir de ces renseignements personnels pour annoncer de futurs événements de même nature.

Renseignements personnels recueillis à des fins d’emploi

Il arrive de temps en temps que la Société recueille des renseignements personnels de candidats répondant à un avis de vacance. Ces renseignements sont utilisés par le personnel administratif aux fins d’évaluation des qualifications des candidats et pour communiquer avec eux éventuellement afin d’obtenir des compléments d’information. Une fois le poste vacant comblé, les renseignements personnels sur tous les autres candidats sont soit détruits, soit conservés pour une période de six mois au cas où de nouveaux postes se libéreraient, après quoi, ils sont détruits.

Confidentialité dans le site Internet

Lorsque vous consultez le site Internet de la Société, votre confidentialité est respectée. En effet, la Société ne recueille des renseignements personnels vous concernant que si :

  • Vous choisissez de nous envoyer un courriel : Lorsque vous envoyez un courriel à la Société, vos renseignements personnels ne sont fournis qu’à notre personnel administratif pour que l’on puisse répondre à votre message; la Société n’utilise pas cette information, à quelque autre fin que ce soit.
  • Vous commandez une publication : Lorsque vous commandez une publication, vos renseignements personnels sont alors recueillis dans le formulaire de commande auquel seul notre personnel administratif aura accès aux fins de traitement. Le formulaire de commande est transmis d’une manière sécurisée, de sorte que le secrétariat de la Société est seul à le recevoir. Si vous choisissez de régler votre achat par carte de crédit, l’information recueillie est alors transmise de manière sécurisée, qui en garantit la protection, et elle sera utilisée uniquement pour les transactions autorisées.
  • Vous vous inscrivez à un colloque, à un atelier ou à un événement organisé par la Société : Les renseignements que vous fournissez à l’inscription sont transmis à la Société d’une manière sécurisée, de sorte que le secrétariat de la Société est seul à les recevoir. Si vous choisissez de régler votre achat par carte de crédit, l’information recueillie est alors transmise de manière sécurisée, qui en garantit la protection, et elle sera utilisée uniquement pour les transactions autorisées.

Listes de donateurs

La Société royale du Canada est un organisme caritatif enregistré, autorisé à recevoir des dons de particuliers, de sociétés, de fondations et d’institutions. La Société ne vend pas ses listes de donateurs. En revanche, elle exprime sa reconnaissance envers ses généreux donateurs en publiant leurs noms dans les circonstances appropriées.

Questions et préoccupations concernant la protection des renseignements personnels

La Société prend les mesures nécessaires pour assurer l’exactitude des renseignements personnels qu’elle recueille et met en œuvre les moyens appropriés pour les protéger.

Pour avoir accès à des renseignements personnels dont la Société disposerait à votre sujet, pour demander la suppression de renseignements personnels vous concernant du site Internet de la Société ou si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la politique de la Société en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec le secrétariat de la Société royale du Canada.