Protocole des audiences publiques

Le but de l'audience publique, par opposition aux interventions orales ou écrites, est de donner la possibilité au groupe d’experts de demander des précisions sur les interventions préalablement reçues, et ce, à sa discrétion.

1. Toute personne doit se voir accorder la possibilité raisonnable d’être entendue ou de présenter des observations écrites. 

2. L’invitation à parler au groupe d’experts lors de l’audience publique est à la discrétion de ce dernier. 

3. Les personnes souhaitant faire une présentation orale d'une intervention écrite peuvent demander à le faire. Le groupe d’experts pourra choisir de faire un suivi par courriel, d'inviter l'auteur de la déclaration à participer à l'audience, ou simplement de confirmer la réception de la déclaration.

4. Le Secrétariat de la SRC émettra des invitations, au nom du groupe d’experts, à ceux qui seront invités à prendre la parole lors de l’audience publique. Les personnes ayant reçu des invitations auront sept jours pour présenter un document écrit en deux exemplaires. Ce document devra être d’une longueur maximale de quatre pages et sera revu par le groupe d’experts avant la réunion. Il sera possible de présenter de la documentation complémentaire d'un maximum de dix pages, références bibliographiques incluses (en six exemplaires), à l’examen du groupe d’experts. Cette documentation doit être fournie aux organisateurs du groupe d’experts au moins 15 minutes avant le début de la réunion.

5. Les présentations peuvent être faites en français ou en anglais. 

6. Un maximum de sept minutes sera accordé à chaque intervenant pour sa présentation au groupe d’experts. 

7. Le groupe d’experts se verra accorder trois minutes pour répondre aux questions, sans engager l’intervenant dans un débat de fond sur la question. Les intervenants qui se font poser une question auront une minute pour y répondre oralement et pourront également soumettre une réponse écrite de quatre pages maximum (en deux exemplaires) dans la semaine suivant la réunion.

8. Les intervenants devront :
a. Ne pas manquer de respect à qui que ce soit;
b. Ne pas utiliser de propos inconvenants;
c. Discuter uniquement du sujet en question dans le but d’aider le groupe d’experts à satisfaire à son devoir, et s’abstenir de parler de conflits d’intérêts perçus ou d’autres questions connexes; 
d. Obéir aux décisions du président du groupe d’experts.

9. Si un intervenant ou un membre du public perturbe la réunion, le président pourra exiger que cette personne soit expulsée de la salle de réunion.

10. Si plusieurs personnes demandent au groupe d’experts à intervenir, si celui-ci pense qu’elles agissent de concert et si elles souhaitent présenter les mêmes éléments que les autres, le groupe d’experts se réserve le droit d’entendre la présentation publique d’une seule personne représentant ce groupe. Le représentant sélectionné pourra, à la discrétion du groupe d’experts, se voir offrir un temps de parole plus long pour cette présentation collective. Chaque membre du groupe pourra toutefois soumettre un document écrit individuel au Secrétariat, qui le distribuera au groupe d’experts.

11. Toutes les communications au sujet d’une question à l’ordre du jour feront partie des archives officielles des procès-verbaux du groupe d’experts.

12. Règles de conduite pour les personnes présentes : 
a. Au cours de la réunion, les seules personnes autorisées dans la zone de travail du groupe d’experts sont les membres de ce groupe d’experts; 
b. Nul ne pourra afficher de panneaux ou de pancartes, applaudir les participants qui débattent, prendre part à une conversation ou faire preuve de tout autre comportement susceptible de perturber la réunion; 
c. Nul ne pourra poser de documentation sur les bureaux des membres du groupe d’experts, à l’exception de ce dernier;
d. Nul ne pourra distribuer de documentation directement aux membres du groupe d’experts lors de la réunion;
e. Les téléphones cellulaires seront interdits au cours de la réunion, et quiconque apportera son téléphone devra en désactiver la sonnerie;
f. Le procès-verbal de la réunion ne pourra être consigné par nul autre que les organisateurs du groupe d’experts;
g. Aucune transcription de réunion ne sera préparée ou distribuée;
h. L’ordre dans lequel les intervenants seront autorisés à faire leur présentation sera déterminé par le groupe d’experts.